Opportunités de carrière

• Gérer et trier la boîte de réception administrative partagée : trier, hiérarchiser, répondre le cas échéant, transmettre les messages à la personne compétente et assurer le suivi jusqu'à la résolution du dossier. 

• Suivre et coordonner les contrats de service de l'entreprise et les renouvellements des contrats avec les fournisseurs : signaler les échéances à l'avance et préparer les décisions à l'intention des propriétaires. 

• Assurer le suivi des questions réglementaires et de conformité (ACQ, CNESST, CCQ) : tenir à jour les dossiers, suivre les obligations et les échéances, et préparer et transmettre les documents requis. 

• Coordonner les demandes de services informatiques et de bureautique : suivre les besoins en matériel et les achats, et veiller à ce que les processus avancent. 

• Traiter et organiser les documents relatifs à la facturation et aux paiements : transmettre les factures pour validation, veiller au respect des délais de facturation et assurer le suivi des créances impayées. 

• Assistance à la gestion des ressources humaines : formalités administratives liées à l'intégration et au départ des collaborateurs, gestion des dossiers du personnel, coordination des évaluations, des avantages sociaux et du dossier de la CNESST (à l'appui des décisions du propriétaire). 

• Gérer et mettre de l'ordre dans les systèmes d'archivage numériques : veiller à ce que les documents partagés soient bien organisés, à jour et faciles à retrouver. 

• Coordonner le fonctionnement des bureaux et l'entretien général : visites des fournisseurs, fournitures, matériel et tâches récurrentes liées aux locaux. 

• Documenter et améliorer les processus administratifs récurrents afin d'en accroître l'efficacité. 

• Traitez les informations financières sensibles, tant d'entreprise que personnelles, en garantissant une confidentialité et une discrétion absolues. 

• Expérience avérée à un poste d'assistant(e) de direction, de responsable administratif(ve) ou d'assistant(e) aux opérations (une expérience dans le secteur du bâtiment ou en entreprise serait un atout). 

• Très organisé(e) et respectueux(se) des délais, faisant preuve d'un grand sens du suivi et d'une grande attention aux détails. 

• Personne capable de résoudre les problèmes de manière proactive, qui fait preuve d'initiative et travaille efficacement avec un minimum de supervision. 

• Excellentes compétences relationnelles et de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit. 

• Parfaitement bilingue en anglais et en français, à l'oral comme à l'écrit. 

• Maîtrise des applications Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et SharePoint. 

Ce que nous proposons : 

• Poste permanent à temps plein. 

• Salaire à partir de 65 000 $, en fonction des qualifications et de l'expérience. 

• Un employeur solide qui connaît le succès depuis plus de 35 ans dans le secteur du bâtiment. 

• Un environnement de travail collaboratif et axé sur le travail d'équipe. 

• Parking gratuit sur place. 

Calendrier : 

• Du 1er mai au 31 mai : du lundi au jeudi de 8 h à 17 h, le vendredi de 8 h à 15 h. 

• Du 1er juin à la Fête du Travail (horaires d'été) : du lundi au jeudi de 8 h à 17 h, le vendredi de 8 h à 12 h. 

 Vacances : 

• Quatre semaines de congés annuels, conformément au calendrier de la CCQ pour le secteur du bâtiment, dont deux semaines en été et deux semaines en hiver. 

 Avantages sociaux collectifs : 

• Les cotisations sont réparties à parts égales entre l'employeur et le salarié (50/50). Les prestations sont accessibles après trois mois d'ancienneté et comprennent : la couverture médicale, l'invalidité de longue durée, la télémédecine, les soins dentaires et les soins ophtalmologiques.